技術(shù)性問題

　　處理郵件也是一門技術(shù)活，不是你閱讀理解力強就能做圓滿的。

　　什么時候處理郵件？

　　隨便搜一下Chrome瀏覽器的應(yīng)用，就能找到不止一種提醒新郵件的插件。即使在處理其他事務(wù)，這個安置在瀏覽器中的小圖標(biāo)也能隨時標(biāo)記新入郵件。裝上提醒是很必要的，但要不要即時處理？這是一個問題。

　　如果你的郵件量并沒有多到讓人抓狂，即時處理新郵件當(dāng)然是及時溝通、避免錯過重要事務(wù)的好辦法，而一旦公司人每天收到四五十封甚至更多工作郵件，又是另外一種狀況了。

　　楊冬的辦法是“定時處理”，每天分出早上和晚上的時段，用兩個小時去處理重要郵件。除了對最高優(yōu)先級的郵件隨手回復(fù)，過了固定時間就把郵箱暫時拋到一邊。

　　如果你正好在寫代碼，或者做報表，集中注意力去做手上的事情好了。沒有必要隨時隨地都在對付郵件，以免接踵而來的郵件分割了成塊工作時間，還把你弄得焦頭爛額。

　　選擇什么工具？

　　不要覺得Outlook、Lotus Notes、Foxmail是些過時的東西，事實上大公司更喜歡這樣的郵件處理系統(tǒng)。除了收發(fā)郵件之外，在大公司的工作流程當(dāng)中，郵件系統(tǒng)還承載著日程安排、審批等功能，甚至可以從聯(lián)系人列表中看到組織權(quán)力分布的全貌。

　　不僅如此，找到適合的郵件工具無疑可以為自己帶來方便。郵件除了承載著匯報、知曉情況，及溝通等功能外，還可以作為個人的一個數(shù)據(jù)庫。

　　也有像Sparrow這樣聰明簡潔的郵件工具，這個創(chuàng)新者讓發(fā)郵件和發(fā)微博一樣簡單迅速。雖然它沒有高級附加功能，但回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)、收藏、刪除和標(biāo)記已經(jīng)足夠日常應(yīng)用。

　　大部分公司人需要使用公司郵箱去處理郵件。通常會有一個工作／私人郵件的區(qū)分，分別使用公司/私人郵箱進行收發(fā)。對于后者而言，大概沒有哪個像Gmail一樣獲得一致好評。若有超大附件的需求，網(wǎng)易和QQ郵箱這時候可以派上用場。

　　用什么終端？

　　能夠聯(lián)網(wǎng)的工具就是這些：電腦、手機，再加上iPad和KindleFire這樣的平板電腦。電腦的好處當(dāng)然是能夠從容回復(fù)，但對于大部分公司人來說，通過手機便捷回復(fù)也可以快速解決一些事務(wù)。

　　手機與郵箱同步，好處在于不會遺漏高優(yōu)先級的郵件，能夠做到及時處理。在出租車和餐廳等位過程中查收郵件的公司人不在少數(shù)，利用好碎片時間，也省了些回家加班的時間。當(dāng)然被打擾的情況也并非沒有，如果適逢假期，給郵箱提醒設(shè)個靜音好了。

　　像LotusNotes這類系統(tǒng)使用起來就可以先用手機上網(wǎng)收下所有郵件，離線集中處理，最后再上線發(fā)出。

　　平板電腦的好處更加明顯一些。在這樣一個無法寫文案、編代碼或者做PS的工具上，快速瀏覽并處理人與人之間的關(guān)系成為它最大的優(yōu)勢之一。

　　技巧性問題

　　每個人都有自己的使用偏好，技巧的高劣與工作效率有一定關(guān)系。

　　Label、Tag和文件夾

　　文件夾曾經(jīng)是為郵件歸檔的好辦法，在公司郵件系統(tǒng)里用這個方法來建立個人的數(shù)據(jù)資料庫現(xiàn)在仍然是很常見的。

　　不過今天的情況似乎比以前更復(fù)雜了，往往一封郵件牽涉到的內(nèi)容眾多，歸在一個分類下會導(dǎo)致搜索上的不便。用羅朗的話說，如果自己收到一封郵件，它可能來自上司，同時是急需完成的，并且牽涉到某一項業(yè)務(wù)。用文件夾就會很猶豫要歸檔到哪里去，即使是經(jīng)過再三思考的決定，日后也不容易索引。

　　大部分郵箱都開始支持標(biāo)簽，比如標(biāo)簽的先行者Gmail看起來又更進了一步，不僅可以直接使用鼠標(biāo)拖拽標(biāo)簽分類，還包含可以自動歸類的智能標(biāo)簽。

　　不要忘了另一個名為標(biāo)記的小功能，給重要、優(yōu)先和需要及時回復(fù)的郵件做標(biāo)記，回復(fù)完再做一個標(biāo)記。這樣做起碼可以避免“茶歇的時候用手機看完，打算到電腦上回復(fù)，結(jié)果坐到辦公桌前就完全忘記了”的事情發(fā)生。