借助其它工具進行時間管理
“明天上午找部門經(jīng)理做工作總結(jié)，后天下午2點開始報銷，下周一要見客戶”……這些通過郵件被告知的日程如果不及時處理，很容易淹沒在不斷涌入的新郵件當(dāng)中。
除了一筆一劃地抄在自己的記事本上，事實上還有些更容易的辦法，比如把日歷功能用起來。
以O(shè)utlook為例，直接用鼠標(biāo)把郵件拖動到日歷選項，選擇日期填寫地點，這樣就建立好一個提醒日程。
同樣也有將日歷整合得很好的郵件系統(tǒng)，比如當(dāng)Gmail發(fā)現(xiàn)在郵件內(nèi)容中出現(xiàn)日期、時間、地點等資料時，它便會在界面的右邊顯示日歷圖示，并問你是否想把這事項加進Google Calendar之內(nèi)。Gmail還可以設(shè)置郵件推送提醒，以免用戶忘記需要做的事情。
辨別重要郵件
自從付昱沒有及時看到郵件而錯過開會，他自己琢磨出了一套分類和提醒。先按照發(fā)件人將郵件歸類，然后按照發(fā)件人的重要性挨個看主題。如果有特別緊急的，加上緊急標(biāo)簽。遇到一些需要做完再回復(fù)的重要郵件，他的解決辦法是設(shè)定鬧鈴，一小時提醒一次，處理完再將其取消。
他的另一個辦法是，讓同事們都知道自己郵件數(shù)量比較多，這樣如果有重要的事務(wù)，經(jīng)常來往的發(fā)件人一般會通過電話或MSN給個通知。
楊冬則有更系統(tǒng)的辦法，對新郵件先看收件人和抄送者，再看主題來判斷郵件是否重要。如果收件人里沒有上級和平級，優(yōu)先等級就相對比較低；如果是公司重點的項目就第一時間打開處理；而如果自己只是被抄送的對象，這樣的郵件一般就不會回復(fù)。
其它的小習(xí)慣
大概會有人遇到長郵件就不知道該怎么辦。比較幸運的情況是收到的工作郵件廢話不多，按照邏輯和事項分條目羅列清楚，讀起來不會太困難。如果是更加熟悉的發(fā)件人，比如上司喜歡開門見山的說重點，結(jié)尾通常沒有重要事情，那么讀到最后一帶而過也是常有的情況。
也不免會遇到比較嗦的發(fā)件人，為了避免讀到一半就不想再讀下去，或者習(xí)慣性遺漏重點，羅朗的解決辦法是將前后寒暄和背景介紹都忽略掉，直接從問號之前開始讀起。
主題中七八個“Re”大概也會讓公司人失去仔細讀郵件的耐性，這時候用上客戶端是個不錯的選擇。比如Sparrow和Gmail一樣，能夠?qū)⑼恢黝}的郵件整合在一起，避免了過多回復(fù)的情況。
韋瑋
凱捷咨詢跨國企業(yè)業(yè)務(wù)高級經(jīng)理
C：處理工作郵件時最重要的是什么？
W：最重要的是判斷收到郵件的重要性和緊急性。有些人會按照收到的次序一封一封點開看，郵件比較少的時候可以這樣，多了就不行。通常收到郵件會先看發(fā)件人和主題(所以對于寫郵件的那方來說標(biāo)明主題很重要)。以我自己為例，最重要的當(dāng)然是直接上司的郵件，還有大約20%來自再上一級的上司。一般在我管理范圍兩級之外的就不太重要。其次，下屬的郵件我會認真看一下，但數(shù)量比較多的情況下有些我會直接電話回復(fù)。另外，其實CEO發(fā)來的不用急著看，可能也重要，但沒那么緊急，因為如果是急事的話直接上司就會通知。另外，郵件是直接發(fā)送、抄送還是轉(zhuǎn)發(fā)給你的，也是判斷依據(jù)之一。
C：哪些郵件要留底，哪些絕對不能用私人郵箱收發(fā)？
W：前者主要是需要留存證據(jù)的那一類。內(nèi)部郵件比如老板布置的一些界線模糊的事情，或者老板的承諾，以及與之探討職業(yè)生涯的一些想法之類的郵件。另外還有和客戶相關(guān)的重要郵件。
對于工作和私人郵箱這一點來說，二者必須分開。
C：郵件是否要隨時查看隨時回復(fù)？
W：以我個人為例，早上我會把手機上關(guān)聯(lián)的公司、私人郵箱查一遍，看一下發(fā)件人和主題。一般內(nèi)容比較短、大概用100字以內(nèi)可以說清楚，或者非常緊急的郵件，都用手機回。重要的郵件做一個紅旗標(biāo)注，過一段時間再好好看。
C：公司人平時在發(fā)掘公司郵件系統(tǒng)的各種功能上要發(fā)揮主動性。
W：這一點也挺重要的。通常大公司會用Outlook或者Lotus Notes的郵件系統(tǒng)。Notes的審批、離線操作文檔、數(shù)據(jù)庫等功能都非常實用。入職時可能公司會有個簡單培訓(xùn)教你使用這個系統(tǒng)。這個系統(tǒng)非常開放，平時自己也可以研究如何更高效地使用它，或者和IT部交流，網(wǎng)上也有很多此類的帖子。
總之，郵件是工作中一個主要的溝通手段。一些大公司里的績效考核都比較簡略，關(guān)于你performance的東西都在郵件里。上下級主要的溝通也都通過郵件。它優(yōu)于口頭溝通的特點是它不建立在情感的基礎(chǔ)上，比較solid，傳遞需要確定的、嚴格執(zhí)行的東西。
